“Peralatan dan formulir-formulir yang ada di seksi porter (uniformed service)”

Dalam menjalankan tugas di bagian concierge atau uniformed service, ada beberapa peralatan dan formulir yang harus kita tangani dan yang membantu kita saat memberikan service ke tamu. Antara lain :

1.  Information rack

 

Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini juga biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata graha.

2. Paging board

   Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

3.Pigeon Hole

   

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini.

4.            Telephone

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

5.Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

6. Key and Mail rack

 

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian kantor depan untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

7. Luggage Rack. 

Luggage rack adalah tempat atau rak yang digunakan sebagai tmepat untuk menaruh kopor atau barang-barang tamu. Misalnya, tamu ingin bepergian ke luar hotel dan membawa tas atau barang. Namun sebelum ia pergi keluar, ia hendak pergi ke restauran. Maka ia menitipkan terlebih dahulu barang-barang nya di uniformed service.

8. Kotak P3k

Merupakan kotak yang berisi obat obat yang diperlukan dan bisa dipakai untuk keadaan yang tidak begitu serius dan tidak memerlukan bantuan dokter. Juga dipakai sebagai alat bantu untuk pertolongan pertama jika ada sesuatu yang tidak diinginkan (kecelakaan).

9. Loudspeaker

Loudspeaker merupakan alat yang dapat digunakan atau berfungsi sebagai pengeras suara saat berbicara. Di hotel atau di airport, alat ini digunakan oleh perwakilan dari hotel atau airport untuk mencari orang atau tamu. Bisa juga untuk memberi tahukan mengenai informasi tertentu.

10.          Date and Time Stamping Machine

Adalah alat yang permukaannya berbentuk gambaran atau tulisan atau keduanya yang dapat menghasilkan cap. Yang digunakan sbagai tanda bukti bahwa pada hari, tanggal dan tahun tersebut telah terjadi suatu transaksi yang telah disetujui oleh kedua belah pihak.

Administrasi di section ini lebih dikhusukan pada dokumen pencatatan segala kegiatan yang dilakukan oleh porter/ concierge dalam proses pelayanan tamu. Antara lain :

1.   Luggage Tag

Kartu tanda barang yang digantungkan pada barang-barang bawaan tamu agar tidak tertukar atau hilang. Kartu ini biasanya disematkan pada barang sebelum tamu diantar ke kamar. Demikian juga pada saat tamu check-out, menitipkan barang, dan pindahan kamar, petugas harus mengantungkan kartu barang ini pada barang-barang milik tamu agar jangan sampai tertukar dengan barang milik orang lain.

2.       Bellboy / bellman errand card

Kartu yang digunakan oleh bellboy untuk mencatat segala kegiatan yang berhubungaan dengan penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat, setelah kartu ini diisi akan segera diberikan oleh bell captain yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam bellboy control sheet.

3.       Bellboy control sheet

Lembar atau formulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Formulir ini di isi berdasarkan data dari bellboy errand card.

4.       Errand control sheet

Adalah lembar atau formulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan seluruh petugas concierge selama melaksanakan tugas-tugas pelayanan tamu.

5.       Baggage claim check

Baggage claim check adalah kartu tanda bukti penitipan barang tamu untuk sementara waktu yang disimpan di gudang penitipan barang (luggage store). Kartu ini memuat dua bagian, bagian depan berisikan  informasi  tentang data tamu dan barang tamu yang dititip, sedangkan bagian belakang memuat informasi tentang persyaratan penitipan barang dan informasi pengambilan barang yaitu:

Hotel tidak bertanggung jawab terhadap kehilangan barang-barang yang dititipkan lebih dari 30 hari dan tidak bertanggung jawab atas kerusakan yang dikarenakan/disebabkan oleh proses penyimpanan. Pemilik barang akan menanggung seluruh resiko yang disebabkan oleh api, air dan kecurian dll. Hotel akan menjaga barang tamu di lingkungan hotel, barang akan diberikan dengan menunjukkan kartu ini.

6. Luggage room book

Luggage room book adalah buku pencatatan penitipan barang sementara milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (lugage store). Buku ini digunakan untuk mencatat  seluruh  barang tamu yang dititipkan dan yang diambil kembali oleh tamu. Informasi yang terdapat pada buku ini biasanya sama dengan informasi yang terdapat pada baggage claim check (kartu penitipan barang).

7.  Luggage Sticker

Stiker yang ditempelkan pada barang tamu, biasanya ditempelkan pada barang tamu ketika tamu check out untuk sarana promosi hotel.