Jenis-jenis kamar yang ada di hotel berdasarkan kelengkapan fasilitas yang ada

1.   Standard Room

Merupakan kamar yang menjadi patokan / ukuran dari kamar-kamar yang lain yang ada di masing-masing hotel. Biasanya harganya paling murah.

2. Single Room

Merupakan kamar yang dilengkapi dengan 1 bed single, dimana bed nya berukuran 85 cm x 200 cm atau 90 cm x 200 cm

3.  Double Room

Merupakan kamar yang dilengkapi dengan 1 bed double, untuk 2 orang. Ukuran bed nya adalah 135 cm x 200 cm atau 150 cm x 200 cm

4. Twin Room

Merupakan kamar yang di lengkapi dengan 2 bed single.

5.  Twin Single Use Room

Merupakan kamar dengan dua bed single namun yang digunakan oleh 1 orang.

6. Triple Room

Merupakan kamar yang dilengkapi dengan 3 bed single. Bisa juga 1 bed single + 1 bed double. Kamar tersebut ditempati oleh 3 orang.

7.  King Size Room

Merupakan kamar yang dilengkapi dengan bed ukuran King, dengan ukuran 185 cm x 200 cm atau 190 cm x 200 cm. dan bisa ditempati oleh 3 orang.

8. Suite Room

Merupakan kamar yang dilengkapi dengan 1 bed king size + bed room, bath room + bath tub + shower +  wash basin, living room, dan fasilitas lain yang tergantung dengan standar hotel.

9. President Suite Room

Merupakan kamar dengan fasilitas suite room dan tentu lebih bagus dari suite room, yang dilengkapi juga dengan swimming pool.

“Peralatan dan formulir-formulir yang ada di seksi porter (uniformed service)”

Dalam menjalankan tugas di bagian concierge atau uniformed service, ada beberapa peralatan dan formulir yang harus kita tangani dan yang membantu kita saat memberikan service ke tamu. Antara lain :

1.  Information rack

 

Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini juga biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata graha.

2. Paging board

   Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

3.Pigeon Hole

   

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini.

4.            Telephone

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

5.Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

6. Key and Mail rack

 

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian kantor depan untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

7. Luggage Rack. 

Luggage rack adalah tempat atau rak yang digunakan sebagai tmepat untuk menaruh kopor atau barang-barang tamu. Misalnya, tamu ingin bepergian ke luar hotel dan membawa tas atau barang. Namun sebelum ia pergi keluar, ia hendak pergi ke restauran. Maka ia menitipkan terlebih dahulu barang-barang nya di uniformed service.

8. Kotak P3k

Merupakan kotak yang berisi obat obat yang diperlukan dan bisa dipakai untuk keadaan yang tidak begitu serius dan tidak memerlukan bantuan dokter. Juga dipakai sebagai alat bantu untuk pertolongan pertama jika ada sesuatu yang tidak diinginkan (kecelakaan).

9. Loudspeaker

Loudspeaker merupakan alat yang dapat digunakan atau berfungsi sebagai pengeras suara saat berbicara. Di hotel atau di airport, alat ini digunakan oleh perwakilan dari hotel atau airport untuk mencari orang atau tamu. Bisa juga untuk memberi tahukan mengenai informasi tertentu.

10.          Date and Time Stamping Machine

Adalah alat yang permukaannya berbentuk gambaran atau tulisan atau keduanya yang dapat menghasilkan cap. Yang digunakan sbagai tanda bukti bahwa pada hari, tanggal dan tahun tersebut telah terjadi suatu transaksi yang telah disetujui oleh kedua belah pihak.

Administrasi di section ini lebih dikhusukan pada dokumen pencatatan segala kegiatan yang dilakukan oleh porter/ concierge dalam proses pelayanan tamu. Antara lain :

1.   Luggage Tag

Kartu tanda barang yang digantungkan pada barang-barang bawaan tamu agar tidak tertukar atau hilang. Kartu ini biasanya disematkan pada barang sebelum tamu diantar ke kamar. Demikian juga pada saat tamu check-out, menitipkan barang, dan pindahan kamar, petugas harus mengantungkan kartu barang ini pada barang-barang milik tamu agar jangan sampai tertukar dengan barang milik orang lain.

2.       Bellboy / bellman errand card

Kartu yang digunakan oleh bellboy untuk mencatat segala kegiatan yang berhubungaan dengan penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat, setelah kartu ini diisi akan segera diberikan oleh bell captain yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam bellboy control sheet.

3.       Bellboy control sheet

Lembar atau formulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Formulir ini di isi berdasarkan data dari bellboy errand card.

4.       Errand control sheet

Adalah lembar atau formulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan seluruh petugas concierge selama melaksanakan tugas-tugas pelayanan tamu.

5.       Baggage claim check

Baggage claim check adalah kartu tanda bukti penitipan barang tamu untuk sementara waktu yang disimpan di gudang penitipan barang (luggage store). Kartu ini memuat dua bagian, bagian depan berisikan  informasi  tentang data tamu dan barang tamu yang dititip, sedangkan bagian belakang memuat informasi tentang persyaratan penitipan barang dan informasi pengambilan barang yaitu:

Hotel tidak bertanggung jawab terhadap kehilangan barang-barang yang dititipkan lebih dari 30 hari dan tidak bertanggung jawab atas kerusakan yang dikarenakan/disebabkan oleh proses penyimpanan. Pemilik barang akan menanggung seluruh resiko yang disebabkan oleh api, air dan kecurian dll. Hotel akan menjaga barang tamu di lingkungan hotel, barang akan diberikan dengan menunjukkan kartu ini.

6. Luggage room book

Luggage room book adalah buku pencatatan penitipan barang sementara milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (lugage store). Buku ini digunakan untuk mencatat  seluruh  barang tamu yang dititipkan dan yang diambil kembali oleh tamu. Informasi yang terdapat pada buku ini biasanya sama dengan informasi yang terdapat pada baggage claim check (kartu penitipan barang).

7.  Luggage Sticker

Stiker yang ditempelkan pada barang tamu, biasanya ditempelkan pada barang tamu ketika tamu check out untuk sarana promosi hotel.

How to handle reservation 

by phone

R      : Good afternoon, edOTEL Hotel. Reservation’s speaking, may I assist you?

G      : Yes, afternoon. I want to book one room in your hotel.

R      : Alright, sir. May I know your name and who’s the name of this reservation, please ?

G      : I’m Sam Tsui. That’s for me.

R      : Alright, sir. May I know what’s your full name ? and could you please spell it ?

G      : My full name is Samuel Tsui. S-A-M-U-E-L T-S-U-I.
R      : And sir, now I would like to spell your name. Your name is Samuel Tsui. S for Sierra. A for Apple. M for Mama. U for Uniform. E for Echo. L for London. And, T for Tango. S for Sierra. U for Uniform. I for India. Am I right, sir ?

G      : Yes, you are right.

R      : Alright, sir. What kind of room do you want ?

G      : I want one suite room with garden view.

R      : Alright, sir. May I know your arrival and departure date, and also for how many persons, sir ?

G      : I will come on 10^th of December until 20^th of December 2014. And this reservation is for 2 persons.

R      : Well, sir. It means that you will stay for 10 nights, is that right ?

G      : Yes you are right.

R      : Is there anything else, sir ? maybe you have special request ?

G      : No thanks. Just it I think.

R      : Alright, sir. Wait a moment, please. I would like to check the available room first.

        : Thank you for your waiting, sir. You are very lucky. Because your room is still available on that period. And now I would like to explain you about the room facilities. In your room, you have balcony that face to the beautiful garden. A living room with TV, sofas, and AC. you also have a kitchenette, if you want to heat or make your breakfast and etc, you could make it there and there's also a minibar. Your bedroom is completed with bed king size, TV with local and international channels, and AC. and for your bathroom, that's completed with bath tub, wash basin and shower. And the room rate for this room is Rp 450.000. Do you want to take this room,sir ?

G      : Oh, yes. Of course I will take it.

R      : And sir, may I have your phone number and also your address, please ?

G      : My phone number is (+44) 11-4765 4600. And live at 15 of Boulevard St in Florida, America.

R      : And may I know about your arrival flight number ?

G      : MH-305

R      : Alright, sir. Now I would like to repeat your reservation. The name of this Reservation is Samuel Tsui. You book for one suite room with garden view for two persons. And will stay here for 10 nights, start from 10^th of December until 20^th of December. And your phone number is (+44) 11-47654600. You will come here by MH-305. Am I right, sir ?

G      : Yes, you are.

R      : Alright, sir. For the deposit, our hotel has the regulation that you have to pay 100 % room rate during you stay in our hotel. You will stay for 10 nights in our hotel and it means that you have to pay Rp 4.500.000. And you have to pay the room rate by credit card, sir.

G      : Oh okay. What kind of credit card that’s accepted in your hotel ?

R      : In our hotel, we accept 3 kinds of credit card. They are : VISA, Amex, and Master Card. Which one do you have, sir ?

G      : Oh, I have Amex. And how could I pay it ?

R      : To complete your payment, may I have your e-mail address, sir ?

G      : My e-mail address is SamTsui@gmail.com.

R      : Alright, sir. Your reservation is almost done. And we will send you an e-mail about the Letter of Authorization. Please fill that letter and then send us back with your copy of Credit card (Front and Back) and also your copy of ID. As soon as you send them back, we will send you the reconfirm letter to complete your reservation.

G      : Oh okay. I will wait for your e-mail.

R      : Alright, sir. Thank you for calling and making a reservation in our hotel. And it will be our pleasure to see you in our hotel. And if you have any other question about your reservation, please don’t hesitate to contact us. Have a nice day, sir.

G      : Ok thank you. You too. See you!

R      : Your welcome, sir.